#0009:说说供应商平台里的采购订单处理

曾经在这篇文章中提到过旺财供应商门户(平台),今天专门说一下我的理解。

为什么采购订单是核心?

供应链的大部分工作都是围绕着一个个的采购订单来完成的,不管是供应商相关的采购、制造、配送、发票,核心都在围绕供求双方的信息和资金流展开。

经常看到采购部门的同事耗费了大量精力在日常操作上。比如供应商的订单生成,订单发送,订单交期、单价、数量确认,订单变更,以及订单加急和质量、发货、发票等各种问题,更不要提例外情况发生。

如果日常工作中还在使用Email、传真、电话、IM等沟通方式,并没有一个
信息系统与供应商连接呢,就很难简化手工操作,固化和标准化订单层面的操作流程,并收集双方反馈数据,没有了数据,也无法准确判断组织和流程是否高效执行。

供应商平台里的采购订单该怎么处理

以一个制造业企业为例,它改如何跟供应商对接,管理采购订单呢?首先这是一个采购方和供应商都可以方便访问的网络平台,采购订单的明细和活动都放在上面,采购员和供应商都有自己的账号和相匹配的权限看到自己的订单。功能上需要有:

  1. 采购订单自动通过Job从ERP导入到平台
  2. 供应商通过平台更新承诺交期、数量和单价,自动回写ERP系统
    • 如果供应能满足需求,这就形成供应商承诺,无需人工介入
    • 如果供应不能满足需求,比如交期过长,平台提醒采购员进行人工介入
    • 采购员通过平台再度要约,供应商通过平台再度承诺,配以电话、Email等其他沟通方式,直到双方达成一致。
  3. 订单的变更需要通过平台进行二次确认
    • 不管需求的日期、数量变更,还是订单提前、推后或取消信号都需要自动通过平台传递给供应商,提醒供应商重新承诺
    • 供应商重新承诺,需求和供应不匹配,提醒采购员介入,进入要约—承诺—再要约—再承诺—直到最终达成一致的流程。
    • 供应商无法兑现承诺,提前通过电子商务通知采购,建议新的交付日期
    • 采购方认可的话,新的交付日期成为承诺日期
    • 采购方不认可的话,维持原来的承诺日期,供应商要么努力达成原来的交付日期,要么迟到,影响到其按时交货率。
    • 不管采购方认可与否,供应商新的交付日期都会通过平台写入ERP,以便更新下一级的承诺和最终的客户交付日期,供客服更新客户,管理交付。
  4. 供应商发货后,将出货通知单通过平台发送给采购方
  5. 根据实际情况进行开票操作,并记录寄送信息,采购方收到后进行信息登记。
  6. 仓库到货检验,入库上架,根据账期自动完成付款,形成闭环。
  7. 特别针对订单或订单行级别的沟通,都可以图文方式在系统内直接回复存档,记录下来双方沟通的全过程。

上述的功能其实跟ERP的接口是比较关键的,触发更新和回写的及时性和逻辑性也是有很大可商榷性的。

对于中间质量问题处理、询价、投标、供应商制造进度、标签打印等细节,我们稍后展开。